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Hey, kennst du das? Du bist Handwerker und am Ende des Tages musst du noch die verflixten Stundenzettel ausfüllen. Das kostet Zeit und Nerven, und oft geht dabei auch noch was schief. Zettel verschwinden oder sind kaum lesbar. Da kommen schon mal ein paar Stunden durcheinander. Und was ist, wenn du mal länger arbeitest, aber das nirgends aufschreibst? Genau, das wird oft nicht bezahlt.Es geht auch digital, aber digitale Zeiterfassung im Handwerk wie funktioniert das genau?Damit kannst du ganz easy deine Zeiten erfassen, ohne Papierkram. Alles wird sauber und genau erfasst und du sparst Zeit und Nerven. Wir stellen dir hier einige Punkte vor die du beachten musst.
Digitale Zeiterfassung im Handwerk wie funktioniert das?
Alles mit dem Smartphone
Nahezu jeder hat heutzutage ein Smartphone oder Tablet. Damit kann man nicht nur telefonieren oder im Internet surfen, sondern auch Arbeitszeiten erfassen. Du kannst dafür einen Browser nutzen oder eine App auf deinem Gerät installieren. Es ist ganz simpel: Du tippst auf Start, wenn du anfängst, und auf Stopp, wenn du fertig bist. Du kannst sogar Infos zu Kunden, Projekten und den erledigten Arbeiten eingeben. So sind alle Daten direkt an einem Ort. Echt praktisch, oder?
Falls du ein GPS in deinem Smartphone hast, kann das System sogar sehen, wo du gerade arbeitest. Das ist nützlich, um zu zeigen, dass du wirklich auf der Baustelle warst und nicht beim Kaffee trinken.
Ohne Internet? Kein Problem!
Wenn du mal irgendwo arbeitest, wo kein Internet ist, dann ist das auch kein Drama. Du kannst trotzdem deine Zeiten erfassen, und sobald du wieder Internet hast, wird alles synchronisiert.
Welches System passt zu dir?
Bevor du loslegst, schau dir genau an, was du brauchst. Es gibt verschiedene Systeme und die Kosten sind unterschiedlich. Manche kosten einmalig etwas, bei anderen zahlst du jeden Monat eine Gebühr. Es gibt auch Systeme mit GPS, falls du das brauchst. Und es wäre natürlich super, wenn das Zeiterfassungssystem sich mit deiner Lohnabrechnung versteht. Dann geht alles noch schneller. Manche Systeme sind einfach, manche kompliziert. Bei unserer App Planbar z.B. ist das System extrem auf einfache Nutzung (sogar Analphabeten nutzen Planbar ohne Probleme) getrimmt, damit auf der Baustelle jeder damit zurecht kommt, es aber auch von Vorarbeitern der Kolonne problemlos bedient werden kann.
Was bringt’s?
Klar, am Anfang kostet es etwas und du musst dich reinfinden. Aber es lohnt sich! Du kannst Rechnungen schneller stellen und die Löhne pünktlich und korrekt abwickeln. Du siehst auf einen Blick, welche Projekte im Plan sind und wo es klemmt. Und das Beste: Du hast den Papierkram los und kannst dich auf das konzentrieren, was du am besten kannst – handwerklich was rocke
Ein Auge auf die Sicherheit werfen
Halt, bevor du dich für ein System entscheidest, denk auch an die Sicherheit. Deine Daten und die deiner Kunden sind wichtig und sollten sicher aufbewahrt werden. Schau, ob das System, das du wählst, guten Datenschutz bietet. Das ist nicht nur für dich wichtig, sondern auch für deine Kunden, die dir vertrauen. Server in Deutschland, deutsche Firma und guter Support mit echten Mitarbeitern die dir solche Fragen beantworten sind da gold wert. Am besten ist einfach anrufen!
Schulung für dein Team
Wenn du nicht alleine arbeitest, sondern ein Team hast, ist es eine gute Idee, alle auf den gleichen Stand zu bringen. Vielleicht kannst du eine kleine Schulung organisieren, um deinen Leuten zu zeigen, wie das neue System funktioniert. Wenn alle wissen, wie’s geht, läuft’s einfach runder.
Feedback einsammeln und optimieren
Nachdem du das System eine Weile genutzt hast, frag mal bei deinem Team nach, wie es ihnen damit geht. Vielleicht haben sie Vorschläge, wie man es noch besser machen kann. Sei offen für Feedback und schau, ob du das System noch optimieren kannst.
Auf dem Laufenden bleiben
Die Technik entwickelt sich rasant weiter. Sei clever und bleib dran! Schau regelmäßig nach Updates für deine Software und halte Ausschau nach neuen Funktionen, die dir das Leben noch einfacher machen könnten. Eventuell gibt es in ein paar Monaten schon etwas, das du heute noch gar nicht auf dem Schirm hast.
Kundenzufriedenheit im Blick
Nicht zu vergessen – das Ganze soll nicht nur dir das Leben erleichtern, sondern auch deine Kunden glücklich machen. Mit einer schnelleren und genaueren Zeiterfassung kannst du deine Kunden besser informieren und ihnen genauere Rechnungen stellen. Da freut sich jeder Kunde, weil er weiß, wofür er bezahlt.
Tipps : Digitale Zeiterfassung im Handwerk wie funktioniert das und was muss man beachten?
Was zählt zur Arbeitszeit und was nicht?
Hey, klar muss man wissen, was man auf die Stundenzettel packt, oder? Also, zur Arbeitszeit zählt die Zeit, die du wirklich mit der Arbeit verbringst. Aber da gibt’s noch mehr: Zum Beispiel, wenn du auf Montage bist und erstmal zum Kunden fahren musst, zählt die Fahrtzeit oft auch dazu.
Pausen, die du machst, zählen normalerweise nicht zur Arbeitszeit. Wenn du aber zum Beispiel auf Abruf bereitstehen musst und nicht wirklich Pause machen kannst, könnte das anders aussehen. Manchmal ist das eine Grauzone, also schadet es nicht, sich da genau zu informieren.
Rechtliches: Muss die Arbeitszeit erfasst werden?
Hier wird’s juristisch. Ja, nach deutschem Recht müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Angestellten erfassen. Das hat auch was mit Arbeitsschutz zu tun, damit niemand über die Stränge schlägt. Außerdem müssen Überstunden und Sonntagsarbeit genau dokumentiert werden. Das ist also nicht nur für dich wichtig, sondern auch fürs Finanzamt und eventuell für die Gewerkschaften.
Gerichtsurteil des EUGH zur Arbeitszeiterfassung
Noch ein bisschen mehr Jura gefällig? Der Europäische Gerichtshof hat im Mai 2019 entschieden, dass alle EU-Länder dafür sorgen müssen, dass Arbeitgeber ein System zur Arbeitszeiterfassung haben. Das heißt, die Arbeitszeit muss systematisch erfasst werden. Das soll sicherstellen, dass Arbeitnehmer ihre Rechte, wie zum Beispiel genügend Pausen und Höchstarbeitszeiten, auch wirklich bekommen.
Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022
Jetzt mal was ganz Frisches: Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht in Deutschland ein wichtiges Urteil gefällt. Das betrifft besonders die Frage, wie genau die Arbeitszeit erfasst werden muss. Ohne zu sehr ins Detail zu gehen (das würde echt den Rahmen sprengen), wurde hier klargestellt, dass eine genaue Erfassung wichtig ist und dass Arbeitgeber auch für die Einhaltung der Regelungen verantwortlich sind.
Werden Unternehmen bestraft, die noch kein umfassendes Zeiterfassungssystem eingeführt haben?
Jetzt wird’s ernst, Kumpel. Wenn du als Unternehmen keine ordentliche Zeiterfassung hast, kann das Ärger geben. Die Behörden können Bußgelder verhängen, wenn du gegen die Arbeitszeitgesetze verstößt. Und glaub mir, das kann ganz schön ins Geld gehen. Also, besser frühzeitig ein gutes System einführen und sich an die Vorgaben halten. Sicher ist sicher!
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